Solution De Système De Suivi Des Actifs Du Campus Pour Assurer Une Gestion Complète Du Cycle De Vie Des équipements

Le suivi des actifs sur le campus n'est pas aussi simple que le simple étiquetage du matériel. Il s'agit d'un travail systématique de gestion du cycle de vie complet de toutes les immobilisations, équipements informatiques, instruments expérimentaux et mobilier de l'école à l'aide de la technologie moderne. Son objectif important est de parvenir à la visualisation, à la contrôlabilité et à la numérisation des actifs, améliorant ainsi l'efficacité de la gestion, évitant la perte d'actifs et optimisant l'allocation des ressources. Basé sur mon expérience et mes observations de la pratique ; il s’agit d’un travail de soutien logistique basique mais très critique.

Qu'est-ce que le suivi des actifs à l'échelle du campus

Utiliser des technologies d'identification telles que des codes-barres, des codes QR ou RFID pour attribuer à chaque actif une « carte d'identité électronique » unique, c'est le suivi des actifs du campus. À l'aide de terminaux portables ou de lecteurs fixes, les gestionnaires peuvent rapidement compléter l'ensemble du processus d'enregistrement des actifs, depuis l'entreposage, l'inventaire, la collecte, l'allocation, la maintenance jusqu'à la mise au rebut. Cela change du modèle extensif traditionnel qui repose sur des registres papier et une mémoire artificielle.

Il couvre un champ d'application extrêmement large, y compris physiquement tous les éléments meubles et non consommables dans les bâtiments d'enseignement, les laboratoires, les bureaux, les bibliothèques, les dortoirs et les sites sportifs, les instruments de recherche scientifique de grande valeur, les serveurs, les podiums multimédias, les ordinateurs de bureau ordinaires, les climatiseurs, les tables, les chaises et les bancs, qui relèvent tous de son champ de gestion. Il s'agit d'une exigence fondamentale pour obtenir une cohérence en temps réel des « comptes, cartes et objets ».

Pourquoi les écoles doivent mettre en œuvre un système de suivi des actifs

Faire face à la situation embarrassante de l'inventaire des actifs est la force motrice la plus absolue. Au cours des dernières années, il a fallu mobiliser un grand nombre de main-d'œuvre pour réaliser l'inventaire et les terrains concernés ont dû être arrêtés. Cela a pris plusieurs semaines, voire le mois dernier, mais les données étaient souvent inexactes. Avec le système de suivi, l'efficacité du comptage peut être multipliée par plus de dix et la précision est proche de 100 %. Cela fournit une base de données très solide pour l’audit et le reporting aux départements supérieurs.

La raison en est que les décisions de gestion soutiennent des valeurs plus profondes. Le système peut compter avec précision les taux d'utilisation et d'inactivité de divers actifs, ainsi que les taux de défaillance et les coûts du cycle de vie. Par exemple, si l’analyse des données révèle que le taux d’utilisation d’un certain type d’instrument dans un certain laboratoire est très faible, un déploiement interservices peut être envisagé pour éviter des achats répétés. Cela peut améliorer considérablement l'efficacité de l'utilisation des fonds budgétaires et permettre de passer de la « possession d'actifs » à une « utilisation judicieuse des actifs ».

Comment créer une plateforme de suivi des actifs du campus

La première étape de la création d’une plateforme consiste à réaliser un inventaire complet des actifs, ainsi qu’une classification et un codage. Il s’agit d’une tâche difficile mais fondamentale qui doit être bien accomplie. Il est nécessaire de formuler des règles unifiées de classification et de codage des actifs pour l’ensemble de l’école afin de garantir que les nouveaux actifs ajoutés par n’importe quel département puissent être inclus de manière transparente dans le système. Généralement, un groupe de travail spécial doit être formé pour coordonner la logistique, les finances et les différents départements afin d'y parvenir.

En termes de sélection technologique, la tendance actuelle est l'utilisation d'une combinaison de « code QR/étiquettes RFID plus des stations de base IoT et un logiciel de gestion cloud ». Pour les actifs ayant une valeur élevée et des exigences de positionnement précis, des balises RFID ou Bluetooth actives peuvent être utilisées. Il est préférable que cette plate-forme réalise l'amarrage des données avec le système financier et le système OA existants de l'école afin d'éviter que les informations ne soient isolées. Au cours du processus de mise en œuvre, il est conseillé d'adopter une démarche stratégique « étape par étape », en menant d'abord un projet pilote puis en le promouvant.

Quelles fonctions essentielles un système de suivi des actifs de campus devrait-il avoir ?

Un système qui répond aux normes doit disposer de fonctions complètes de gestion du grand livre des actifs pour prendre en charge les demandes de renseignements multidimensionnelles, les statistiques et la génération de rapports. Cela couvre la sélection et le résumé en fonction du département, de l'emplacement, de la catégorie, de la marque, du moment de l'achat, de la personne responsable et de nombreuses autres conditions. Il peut générer à lui seul divers rapports conformes aux réglementations en matière de gestion des actifs publics, réduisant ainsi considérablement la charge administrative des gestionnaires.

Une autre clé est la mobilité et l’automatisation. Les gestionnaires doivent pouvoir utiliser des téléphones mobiles ou des tablettes pour effectuer des travaux d'inventaire, d'inspection et d'enregistrement à tout moment et en tout lieu. Le système doit prendre en charge les opérations par lots, telles que l'impression par lots d'étiquettes et les changements de statut par lots. Les fonctions avancées incluent également des alarmes de mouvement d'actifs basées sur des géo-clôtures, une liaison avec des systèmes de surveillance et des rappels de maintenance prédictive, etc., transformant ainsi la gestion de passive en active.

Quels sont les défis courants liés à la mise en œuvre du suivi des actifs du campus ?

Ce sont souvent les « personnes », et non la « technologie », qui posent le plus grand défi. Changer les habitudes de gestion d’actifs établies de longue date dans divers départements se heurtera à des résistances. Certains enseignants ou employés peuvent avoir l'impression que coller des étiquettes et scanner des codes QR pour s'inscrire est plus difficile et que leur coopération n'est pas élevée. Par conséquent, une publicité et une formation précoces, des réglementations claires du système et un soutien ferme de la part des hauts dirigeants sont cruciaux.

Un autre défi pratique réside dans la situation de « créances irrécouvrables » des actifs hérités de l’histoire. Dans de nombreuses écoles publiques, il existe des actifs dont les comptes ne sont pas clairs et les objets physiques ont longtemps été mis au rebut ou perdus. Se débarrasser de ces actifs nécessite du courage et une stratégie correspondants. D'une manière générale, il est nécessaire de créer une catégorie spéciale « en attente », de la répertorier séparément dans le rapport et de formuler un plan de radiation progressive des actifs. Les problèmes historiques ne doivent pas entraver la mise en œuvre du nouveau système.

Quelle est l’orientation future du suivi des actifs du campus ?

La tendance future est d’intégrer plus profondément l’Internet des objets et l’intelligence artificielle. Les actifs eux-mêmes deviendront de plus en plus « intelligents » et pourront signaler leurs propres données de statut, de localisation et de santé. Par exemple, un instrument sophistiqué peut enregistrer automatiquement la durée de fonctionnement, la température et l'humidité de l'environnement et émettre de manière proactive des invites lorsqu'un étalonnage ou une maintenance est nécessaire, répondant ainsi à de véritables exigences de maintenance prédictive.

Une autre direction consiste à procéder à une exploration et à une application approfondies des données. Les données sur les actifs seront corrélées à l'enseignement, à la recherche scientifique, à la consommation d'énergie et à d'autres aspects des données. Par exemple, il analysera les modèles d'utilisation des équipements de classe dans différents bâtiments d'enseignement afin de fournir une base correspondante pour la construction de salles de classe intelligentes et l'optimisation des horaires de cours. Un autre exemple consiste à analyser les données partagées par les équipements de recherche scientifique pour promouvoir le partage ouvert de plates-formes d'instruments à grande échelle, maximiser la valeur des actifs et ainsi servir la stratégie globale de développement de l'école.

Dans votre école ou unité, quel est le plus gros problème actuellement rencontré en matière de gestion d’actifs ? Est-ce qu'il y a des difficultés à faire l'inventaire, que les comptes ne correspondent pas aux objets physiques, ou que l'oisiveté et le gaspillage des biens sont extrêmement graves ? Existe-t-il l'une de ces options ? Vous êtes chaleureusement invités à partager vos propres expériences et opinions dans la zone de commentaires. Si vous pensez que cet article vous a inspiré, n’hésitez pas à l’aimer et à le partager sans hésitation.